Tide für Selbstständige und Freiberufler

• Gültiger Personalausweis oder Reisepass für die Videoprüfung.
• Angaben zur Tätigkeit und zur Geschäftsadresse.
• Steuernummer, bei Umsatzsteuerpflicht zusätzlich die USt-IdNr.
• Bei Gewerbe: Gewerbeanmeldung; bei Freiberuflern genügt in der Regel die Tätigkeitsbeschreibung.

Der genaue Ablauf steht auf Tide Konto eröffnen.

Die vollständige Gegenüberstellung samt Rechenbeispielen steht auf Tide Kosten.

Wer betriebliche Zahlungen über das Privatkonto laufen lässt, muss im Prüfungsfall bei jeder Buchung erklären, warum sie betrieblich war. Bei einer Betriebsprüfung kann das Finanzamt Einblick in Konten verlangen, über die betriebliche Vorgänge liefen – ein gemischt genutztes Privatkonto zieht damit die privaten Umsätze mit hinein. Ein separates Konto schließt diese Diskussion aus, verkürzt die Gewinnermittlung und macht die Umsatzsteuervoranmeldung erheblich einfacher.

Hinzu kommt der praktische Effekt: Wer nur ein Konto sieht, kennt seine tatsächliche Ertragslage nicht. Erst die Trennung zeigt, was das Geschäft im Monat verdient und was davon privat entnommen wurde. Für die Steuerplanung ist genau diese Unterscheidung die wichtigste Zahl.

Privatentnahmen richtig abwickeln

Bei Einzelunternehmen und Freiberuflern gibt es kein Gehalt, sondern Entnahmen. Legen Sie einen festen monatlichen Betrag fest, den Sie per Dauerauftrag auf das Privatkonto überweisen, und kennzeichnen Sie ihn eindeutig als Privatentnahme. Unregelmäßige Einzelüberweisungen mit Verwendungszwecken wie „Rest“ erzeugen genau die Rückfragen, die man vermeiden will. Steuerzahlungen für die Einkommensteuer sind private Zahlungen und werden ebenfalls als Entnahme behandelt – auch wenn sie vom Geschäftskonto abgehen.

• Geschäftskonto (Betrieb): alle Einnahmen und alle betrieblichen Ausgaben, Karten, Abos, Lastschriften.
• Steuerkonto (Tagesgeld): monatlich ein fester Prozentsatz der Einnahmen für Umsatzsteuer, Einkommensteuer-Vorauszahlungen und Rücklagen. Wer 19 % Umsatzsteuer plus einen Sicherheitsanteil für die Einkommensteuer beiseitelegt, wird von Vorauszahlungen nicht überrascht.
• Privatkonto: erhält nur die feste monatliche Entnahme.

Diese Struktur funktioniert unabhängig vom Anbieter. Der Vorteil eines Kontos mit integriertem Verzinsungskonto ist lediglich, dass die Umbuchung ohne Fremdanbieter läuft und die Reserve nicht unverzinst liegt.

Wer die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG nutzt, weist keine Umsatzsteuer aus und zieht keine Vorsteuer. Der Kontoalltag ist damit einfacher: keine Umsatzsteuervoranmeldung, keine Aufteilung nach Steuersätzen. Wichtig sind vor allem saubere Einnahmenerfassung und die Beobachtung der Umsatzgrenzen, weil ein Überschreiten im Folgejahr die Regelbesteuerung auslöst.

Bei Regelbesteuerung verschiebt sich der Fokus: Jetzt zählt, ob das Konto Belege mit Steuersätzen erfassen, Kategorien vergeben und einen Export erzeugen kann, mit dem die Voranmeldung ohne Nacharbeit erstellt wird. Wer quartalsweise voranmeldet, sollte die Reserve für die Zahllast konsequent auf das Steuerkonto legen – die häufigste Liquiditätsfalle bei Selbstständigen ist eine ausgegebene Umsatzsteuer.

Bei Leistungen an Unternehmen im EU-Ausland kommen Reverse-Charge-Fälle und die Zusammenfassende Meldung hinzu. Prüfen Sie in diesem Fall, ob Ihr Konto und Ihre Rechnungsfunktion die nötigen Hinweise und die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer korrekt abbilden.

• Volumen ist klein, Preisempfindlichkeit hoch. Ein Tarif ohne Grundgebühr ist hier fast immer die richtige Wahl; teurere Pakete rechnen sich erst mit mehr Transaktionen oder Karten.
• Trennung ist besonders wichtig. Bei nebenberuflicher Tätigkeit ist die Abgrenzung zwischen privat und betrieblich der häufigste Streitpunkt mit dem Finanzamt.
• Bonusbedingungen kritisch prüfen. Wer im Monat nur wenige hundert Euro betriebliche Ausgaben hat, erreicht Umsatzhürden möglicherweise nicht ohne unnötige Ausgaben. Dann ist der Bonus kein Argument, sondern eine Falle.

Legen Sie bei jedem Zahlungseingang zwei Anteile beiseite: den vollen Umsatzsteueranteil und einen Prozentsatz für die Einkommensteuer, der sich am letzten Steuerbescheid orientiert. Beide Beträge gehen per Umbuchung auf das Verzinsungskonto und gelten als nicht verfügbar. Was danach auf dem Geschäftskonto bleibt, ist der Betrag, aus dem laufende Kosten und Entnahme finanziert werden.

Zusätzlich brauchen Selbstständige eine Betriebsreserve von zwei bis drei Monatsausgaben – inklusive Krankenversicherung und Altersvorsorge, die anders als bei Angestellten nicht automatisch abgeführt werden. Wer diese Reserve einmal aufgebaut hat, überlebt einen ausgefallenen Großkunden ohne Kontokorrentkredit, den digitale Anbieter ohnehin selten bieten.

Monatsroutine in 20 Minuten

1. Offene Rechnungen prüfen und überfällige Posten anmahnen.
2. Fehlende Belege nachtragen, Kategorien kontrollieren.
3. Steueranteil und Reserve umbuchen.
4. Export an die steuerliche Beratung senden.
5. Abos durchsehen und Ungenutztes kündigen.

Innerhalb des SEPA-Raums ist die Diskriminierung nach dem Land der IBAN unzulässig: Zahlungen dürfen nicht abgelehnt werden, weil die IBAN aus einem anderen SEPA-Land stammt. In der Praxis kommt es dennoch gelegentlich zu Reibungen bei älteren Formularsystemen. Eine deutsche IBAN vermeidet diese Diskussion vollständig – prüfen Sie deshalb vor der Eröffnung, ob der Anbieter eine solche bereitstellt, insbesondere wenn Sie mit Lastschrifteinzug arbeiten oder Zahlungen von öffentlichen Stellen erhalten.

Für das Finanzamt gilt: Erstattungen und Lastschriftmandate lassen sich auf jedes gültige Konto einrichten. Wichtig ist nur, die Änderung aktiv zu melden – eine geänderte Bankverbindung erreicht die Behörde nicht automatisch.

1. Gewerbeanmeldung oder Meldung beim Finanzamt, Fragebogen zur steuerlichen Erfassung, Entscheidung über Kleinunternehmerregelung.
2. Geschäftskonto eröffnen, bevor die ersten Rechnungen gestellt werden – nicht danach. Sonst landen Eingänge auf dem Privatkonto und müssen umgebucht werden.
3. Rechnungsvorlage mit allen Pflichtangaben anlegen: vollständiger Name, Adresse, Steuernummer, fortlaufende Nummer, Leistungszeitraum, Steuersatz oder Hinweis auf § 19 UStG.
4. Verzinsungskonto für die Steuerreserve einrichten und einen festen Prozentsatz per Dauerauftrag umbuchen.
5. Belegroutine etablieren: jeden Beleg im Moment der Zahlung erfassen, wöchentlich zehn Minuten kontrollieren.
6. Nach drei Monaten Kosten und Tarif gegen die reale Nutzung prüfen und bei Bedarf wechseln – in dieser Phase ist ein Wechsel noch günstig.

Wer diese sechs Punkte in den ersten Wochen abarbeitet, hat am Jahresende keine Rekonstruktion vor sich, sondern eine Liste. Das ist der eigentliche Nutzen eines gut gewählten Geschäftskontos – nicht der Bonus.