Tide für GmbH und UG (haftungsbeschränkt)

• Getrennte Konten für Rücklagen, Steuern und Betrieb statt Excel-Töpfe.
• Virtuelle Karten pro Abo oder Projekt, damit Belege eindeutig zuordenbar sind.
• Buchhaltungsexport an die Steuerberatung; keine Zwischenerfassung per Hand.

Funktionsdetails auf Konto & Funktionen, Preise auf Tide Kosten.

In der Praxis erreichen Gesellschaften die Schwelle meist über Software, Werbung, Reisekosten und Wareneinkauf per Karte. Prüfen Sie die Ausschlussliste, bevor Sie planen. Die steuerliche Behandlung der Bonuszahlung klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.

Der Ablauf ist festgelegt: notarielle Beurkundung, Konto für die Gesellschaft in Gründung, Einzahlung des Stammkapitals, Nachweis an den Notar, Eintragung im Handelsregister. Erst mit der Eintragung existiert die Gesellschaft als juristische Person. Anbieter, die kein Kapitaleinzahlungskonto führen, können diesen Schritt nicht abdecken – sie kommen erst danach ins Spiel.

Daraus folgt ein pragmatischer Zweischritt: Kapitaleinzahlung bei einer Bank, die das anbietet, und nach der Eintragung das laufende Geschäftskonto dort, wo Zahlungsverkehr, Karten und Belegerfassung am besten passen. Viele Gesellschaften behalten das Einzahlungskonto anschließend als Zweitverbindung – sinnvoll, weil eine zweite Bankverbindung im Ernstfall handlungsfähig hält.

Unterlagen, die die Eröffnung beschleunigen

• Handelsregisterauszug, nicht älter als drei Monate
• Gesellschaftsvertrag und aktuelle Gesellschafterliste
• Ausweise aller Geschäftsführer und aller wirtschaftlich Berechtigten
• Nachweis der Vertretungsregelung, insbesondere bei Gesamtvertretung
• bei Beteiligungsketten: Nachweise bis zur natürlichen Person
• Steuernummer und, sofern vorhanden, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

• Strikte Vermögenstrennung: Gesellschaftsvermögen und Privatvermögen dürfen nicht vermischt werden. Private Zahlungen vom Geschäftskonto führen zu verdeckten Gewinnausschüttungen und im Insolvenzfall zu Haftungsfragen.
• Geschäftsführergehalt als reguläre Lohnzahlung: mit Anmeldung, Lohnsteuer und – je nach Konstellation – Sozialversicherung. Keine unregelmäßigen Entnahmen.
• Gesellschafterdarlehen dokumentieren: Zahlungen zwischen Gesellschaft und Gesellschafter brauchen einen Vertrag mit angemessener Verzinsung, sonst droht steuerliche Umqualifizierung.
• Liquiditätsüberwachung: Die Geschäftsführung muss Zahlungsfähigkeit laufend im Blick haben. Ein Konto mit tagesaktueller Übersicht und offenen Posten ist dafür ein Werkzeug, kein Luxus.
• Buchführungs- und Aufbewahrungspflichten: Belege und Kontoauszüge sind aufzubewahren. Klären Sie vor dem Wechsel, wie lange der Anbieter Auszüge bereitstellt und wie Sie sie exportieren.

Bewährt hat sich eine Dreiteilung: erfassen, freigeben, überwachen. Mitarbeitende erfassen Belege und tätigen Ausgaben im Rahmen ihres Kartenlimits, die Freigabe von Überweisungen oberhalb einer definierten Schwelle liegt bei der Geschäftsführung, und die Auswertung läuft monatlich gegen Budget. Virtuelle Karten pro Zweck – Werbung, Software, Reisen – machen Kosten sichtbar und lassen sich einzeln sperren, ohne den Betrieb zu stören.

Halten Sie eine Liste aller aktiven Karten, Nutzer und Berechtigungen und prüfen Sie sie quartalsweise. Beim Ausscheiden einer Person werden Karte und Zugang am selben Tag deaktiviert. Diese Routine kostet wenige Minuten und ist im Schadensfall der Nachweis, dass organisatorische Sorgfalt bestand.

Erstens: Die Gutschrift ist ein Ertrag der Gesellschaft und erhöht das steuerliche Ergebnis; sie darf nicht privat entnommen werden, ohne dass dies als Entnahme oder Ausschüttung dokumentiert wird. Zweitens: Der berechtigte Personenkreis bezieht sich auf die Gesellschaft als Kunden. Ein bestehendes Konto des Geschäftsführers als Einzelunternehmer kann – je nach Bedingungen – den Neukundenstatus der Gesellschaft berühren oder auch nicht. Prüfen Sie diesen Punkt vor der Teilnahme in den offiziellen Bedingungen, statt ihn zu unterstellen.

Und wie immer: Die Eignung des Kontos entscheidet, nicht die Aktion. Für eine Gesellschaft mit Kreditbedarf, Bargeldgeschäft oder mehreren Währungen ist ein Bonus kein Argument für die falsche Infrastruktur.

Für die doppelte Buchführung müssen alle Kontobewegungen vollständig, zeitnah und nachvollziehbar erfasst sein, jeder Beleg zuordenbar und jede Buchung mit einem Dokument hinterlegt. Praktisch heißt das: Belege im Monat der Zahlung erfassen, Kategorien konsequent vergeben, Umbuchungen zwischen eigenen Konten als solche kennzeichnen und Kontoauszüge monatlich archivieren – nicht erst am Jahresende, wenn Downloadfristen abgelaufen sein können.

Klären Sie mit Ihrer Steuerberatung vor dem Wechsel drei Punkte: Welches Exportformat wird gebraucht, ist eine direkte Schnittstelle möglich, und wie werden Belege übergeben. Ein Konto, das monatlich ohne Nacharbeit exportiert, senkt die Kosten für den Abschluss spürbar; ein Konto, dessen Daten manuell übertragen werden müssen, frisst jeden Gebührenvorteil auf.

• Monatliche Archivierung der Auszüge in einem revisionssicheren Ablagesystem
• Belege digital am Vorgang, nicht in einem separaten Ordner ohne Bezug
• Klare Trennung von Gehalt, Gesellschafterdarlehen und Ausschüttungen im Verwendungszweck
• Rückstellungen und Steuerreserven auf einem eigenen Konto sichtbar halten

• Mehr als drei Personen mit Ausgabenbefugnis: Zeit für Rollen, Limits und eine Freigabeschwelle statt Vertrauensregelung.
• Erste Lohnzahlungen: Sammelüberweisungen, Termintreue und eine Lohnreserve gehören in die Kontoplanung.
• Regelmäßige Fremdwährungsausgaben: ab einigen Tausend Euro pro Monat lohnt der Vergleich der Kursaufschläge mehr als jede Grundgebühr.
• Investitionen ab fünfstelligen Beträgen: jetzt wird eine Bankbeziehung mit Kreditgeschäft relevant – die man aufbaut, bevor man sie braucht.
• Erste Betriebsprüfung angekündigt: Vollständigkeit der Auszüge und Belege wird zum harten Kriterium.

Prüfen Sie die Struktur einmal jährlich gegen diese Punkte. Ein Konto, das zur Gründung passte, ist nach zwei Jahren Wachstum selten noch die richtige Antwort – und ein zweites Konto bei einer Vollbank ist in dieser Phase fast immer sinnvoll.

• Private Zahlungen vom Geschäftskonto: erzeugt verdeckte Gewinnausschüttungen und Diskussionen mit dem Finanzamt.
• Geschäftsführergehalt ohne vertragliche Grundlage: Ohne Anstellungsvertrag und ordnungsgemäße Lohnabrechnung ist die Zahlung angreifbar.
• Gründungskosten über das Privatkonto bezahlt und nie erstattet oder dokumentiert – der Aufwand geht der Gesellschaft verloren.
• Keine Trennung von Stammkapital und laufendem Geschäft: Das eingezahlte Kapital ist Betriebsmittel, aber seine Verwendung muss nachvollziehbar sein.
• Steuerreserve nicht gebildet: Körperschaft- und Gewerbesteuer treffen die Gesellschaft mit Verzögerung und dann oft doppelt – Nachzahlung plus Vorauszahlung.
• Zugänge nicht dokumentiert: Wer welche Karte hat und wer freigeben darf, gehört schriftlich festgehalten – spätestens ab dem zweiten Mitarbeitenden.

Alle sechs Punkte lassen sich mit einer klaren Kontostruktur und einer monatlichen Routine vermeiden. Der Aufwand dafür liegt unter einer Stunde im Monat und ist die günstigste Versicherung gegen teure Korrekturen im Jahresabschluss.